ViDA, raportointi ja data: mitä EU:n ALV-uudistus tarkoittaa ERP:n kannalta
ViDA (VAT in the Digital Age) muuttaa tapaa, jolla yritykset raportoivat verotietoja. ERP-järjestelmä on avainasemassa, koska se kokoaa kaiken datan yhteen paikkaan.
"ViDA (VAT in the Digital Age) muuttaa tapaa, jolla yritykset raportoivat verotietoja. ERP-järjestelmä on avainasemassa, koska se kokoaa kaiken datan – myynnin, ostot, varaston ja kirjanpidon – yhteen paikkaan. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä ViDA tarkoittaa ERP:n kannalta ja miten pienyritys valmistautuu."
"ViDA yleisesti"
"ViDA (VAT in the Digital Age) on EU-komission uudistus, joka digitalisoi arvonlisäveroraportoinnin. Keskeinen muutos on siirtyminen laskukohtaiseen, lähes reaaliaikaiseen raportointiin."
"Tämä tarkoittaa, että laskudata raportoidaan viranomaisille automaattisesti – ei enää erillistä kuukausi- tai neljännesvuosi-ilmoitusta nykyisessä muodossa."
"Pienyritykselle ViDA tarkoittaa käytännössä yhtä asiaa: datan on oltava kunnossa ja rakenteisessa muodossa."
"Yksi yhteinen data – ERP:n rooli"
"ViDA:n onnistunut toimeenpano edellyttää, että yrityksen data on yhtenäistä ja luotettavaa. Eemel ERP tarjoaa tähän ratkaisun:"
- "Myyntidata: tilaukset, tarjoukset ja laskut samassa järjestelmässä"
- "Ostodata: ostotilaukset ja ostolaskut linkittyvät varastoon ja kirjanpitoon"
- "Varastodata: saldot, liikkeet ja arvostus reaaliajassa"
- Accounting data: all the above is automatically transferred to accounting
When data is in one place, real-time reporting required by ViDA is technically simple.
Master data for SMEs
Master data refers to a company's core data records. The most important ones for ViDA are:
- Customer register: correct names, addresses, business IDs, and VAT IDs
- Supplier register: up-to-date supplier information
- Product register: product VAT rates, HS codes (customs tariff numbers), and units
- Chart of accounts: correct accounting accounts and VAT codes
The quality of master data is critical: if a customer's VAT ID is incorrect, the ViDA report will be rejected.
Five-point list: prepare for ViDA
- Clean up master data: check information in customer, supplier, and product registers
- Adopt e-invoicing if you haven't already
- Ensure your ERP produces structured data (EN 16931 compliant)
- Automate accounting and VAT code handling
- Follow announcements from the Tax Administration and the EU regarding ViDA's schedule
Les mer about project profitability and time tracking in our project management article.
Practical example: wholesale and VAT reporting
A small wholesale company sells products to Finland and Sweden. Currently, the VAT return is filed monthly, and a separate recapitulative statement is made for EU sales.
With ViDA:
- Invoice data is automatically reported in real-time from the ERP
- Separate recapitulative statement will be abolished
- VAT codes and customer identifiers must be in order in the master data
- ERP's structured data meets ViDA's requirements without additional work
Try it in practice
Eemel ERP combines sales, purchases, inventory, and accounting. Structured data and automatic reporting are ready for ViDA's requirements.
Start for freeFrequently asked questions
When will ViDA come into force?
Digital reporting requirements are expected to come into effect in phases from 2028–2030. The schedule may be refined.
Do I need to change my ERP system because of ViDA?
Not necessarily, if your system supports structured data and e-invoicing. Eemel ERP is already ready.
What does master data mean in practice?
Basic information of customers, suppliers, and products: names, addresses, business IDs, VAT IDs, product codes.
Does ViDA apply to small businesses?
Yes, at least regarding structured data and e-invoicing. There may be simplifications for small businesses.
How does ERP help with ViDA?
ERP gathers all data in one place and produces it in a structured format. The reporting required by ViDA happens automatically.
This article is general in nature and is not legal advice.