ViDA, raportointi ja data: mitä EU:n ALV-uudistus tarkoittaa ERP:n kannalta

ViDA (VAT in the Digital Age) verandert de manier waarop bedrijven belastinggegevens rapporteren. Het ERP-systeem speelt een sleutelrol, omdat het alle gegevens – verkoop, inkoop, voorraad en boekhouding – op één plek verzamelt. In dit artikel bespreken we wat ViDA betekent voor ERP en hoe een klein bedrijf zich voorbereidt.

ViDA in het algemeen

ViDA (VAT in the Digital Age) is een hervorming van de EU-Commissie die de btw-rapportage digitaliseert. Een belangrijke verandering is de overgang naar factuurgebaseerde, bijna realtime rapportage.

Dit betekent dat factuurgegevens automatisch aan de autoriteiten worden gerapporteerd – geen aparte maand- of kwartaalaangifte in de huidige vorm meer.

Voor kleine bedrijven betekent ViDA praktisch één ding: de gegevens moeten in orde en gestructureerd zijn.

Eén gemeenschappelijke data – de rol van ERP

Een succesvolle implementatie van ViDA vereist dat de bedrijfsdata consistent en betrouwbaar zijn. Eemel ERP biedt hiervoor een oplossing:

Verkoopgegevens: orders, offertes en facturen in hetzelfde systeem
Inkoopgegevens: inkooporders en inkoopfacturen linken naar voorraad en boekhouding
Voorraadgegevens: saldi, bewegingen en waardering in realtime
Boekhouddata: al het bovenstaande wordt automatisch overgedragen naar de boekhouding

Wanneer de gegevens op één plaats staan, is de realtime rapportage die ViDA vereist technisch eenvoudig.

Masterdata voor MKB-bedrijven

Masterdata (basisgegevens) verwijst naar de centrale gegevensregisters van een bedrijf. De belangrijkste voor ViDA zijn:

Klantenregister: juiste namen, adressen, bedrijfsidentificatiecodes en BTW-nummers
Leveranciersregister: actuele leveranciersinformatie
Productenregister: BTW-tarieven, HS-codes (douanecodes) en eenheden van producten
Rekeningschema: juiste boekhoudkundige rekeningen en BTW-codes

De kwaliteit van de masterdata is cruciaal: als het BTW-nummer van een klant onjuist is, wordt het ViDA-rapport afgewezen.

Vijfpuntenlijst: bereid u voor op ViDA

Ruim uw masterdata op: controleer de gegevens in uw klant-, leveranciers- en productregisters
Implementeer e-facturatie als u dat nog niet heeft gedaan
Zorg ervoor dat uw ERP gestructureerde gegevens produceert (EN 16931-compatibel)
Automatiseer de boekingen en de verwerking van BTW-codes
Volg de mededelingen van de Finse belastingdienst en de EU over het ViDA-tijdpad

Lees meer over projectrendement en urenregistratie in ons artikel over projectbeheer.

Praktisch voorbeeld: groothandel en BTW-rapportage

Een kleine groothandel verkoopt producten in Finland en Zweden. Momenteel wordt de BTW-aangifte maandelijks gedaan en wordt voor EU-verkopen een aparte samenvattende opgave ingediend.

Met ViDA:

Factuurgegevens worden automatisch in realtime vanuit het ERP gerapporteerd
De afzonderlijke samenvattende opgave vervalt
BTW-codes en klantidentificatiegegevens moeten correct zijn in de masterdata
De gestructureerde gegevens van het ERP voldoen zonder extra werk aan de ViDA-vereisten

Probeer het in de praktijk

Eemel ERP combineert verkoop, inkoop, voorraad en boekhouding. Gestructureerde gegevens en automatische rapportage zijn voorbereid op de ViDA-vereisten.

Start gratis

Veelgestelde vragen

Wanneer wordt ViDA van kracht?

De vereisten voor digitale rapportage worden naar verwachting gefaseerd ingevoerd tussen 2028 en 2030. Het tijdpad kan nog worden bijgesteld.

Moet het ERP-systeem vanwege ViDA worden gewijzigd?

Niet noodzakelijk, als uw systeem gestructureerde gegevens en e-facturatie ondersteunt. Eemel ERP is al klaar.

Wat betekent masterdata in de praktijk?

Basisgegevens van klanten, leveranciers en producten: namen, adressen, bedrijfsidentificatiecodes, BTW-nummers, productcodes.

Geldt ViDA ook voor kleine bedrijven?

Ja, in ieder geval wat betreft gestructureerde gegevens en e-facturatie. Voor kleine bedrijven kunnen er versoepelingen komen.

Hoe helpt een ERP bij ViDA?

Een ERP verzamelt alle gegevens en produceert deze in een gestructureerde vorm. De door ViDA vereiste rapportage gebeurt automatisch.

Bronnen

Dit artikel is van algemene aard en is geen juridisch advies.