ViDA, raportointi ja data: mitä EU:n ALV-uudistus tarkoittaa ERP:n kannalta

ViDA (VAT in the Digital Age) muuttaa tapaa, jolla yritykset raportoivat verotietoja. ERP-järjestelmä on avainasemassa, koska se kokoaa kaiken datan – myynnin, ostot, varaston ja kirjanpidon – yhteen paikkaan. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä ViDA tarkoittaa ERP:n kannalta ja miten pienyritys valmistautuu.

ViDA yleisesti

ViDA (VAT in the Digital Age) on EU-komission uudistus, joka digitalisoi arvonlisäveroraportoinnin. Keskeinen muutos on siirtyminen laskukohtaiseen, lähes reaaliaikaiseen raportointiin.

Tämä tarkoittaa, että laskudata raportoidaan viranomaisille automaattisesti – ei enää erillistä kuukausi- tai neljännesvuosi-ilmoitusta nykyisessä muodossa.

Pienyritykselle ViDA tarkoittaa käytännössä yhtä asiaa: datan on oltava kunnossa ja rakenteisessa muodossa.

Yksi yhteinen data – ERP:n rooli

ViDA:n onnistunut toimeenpano edellyttää, että yrityksen data on yhtenäistä ja luotettavaa. Eemel ERP tarjoaa tähän ratkaisun:

Myyntidata: tilaukset, tarjoukset ja laskut samassa järjestelmässä
Ostodata: ostotilaukset ja ostolaskut linkittyvät varastoon ja kirjanpitoon
Varastodata: saldot, liikkeet ja arvostus reaaliajassa
Kirjanpitodata: kaikki edellä mainittu siirtyy automaattisesti kirjanpitoon

Kun data on yhdessä paikassa, ViDA:n vaatima reaaliaikainen raportointi on teknisesti yksinkertaista.

Master data pk-yritykselle

Master data (perusdata) tarkoittaa yrityksen keskeisiä tietorekistereitä. ViDA:n kannalta tärkeimmät ovat:

Asiakasrekisteri: oikeat nimet, osoitteet, y-tunnukset ja ALV-tunnisteet
Toimittajarekisteri: toimittajien tiedot ajan tasalla
Tuoterekisteri: tuotteiden ALV-kannat, HS-koodit (tullinimikkeet) ja yksiköt
Tilikartta: kirjanpitotilit ja ALV-koodit oikein

Master datan laatu ratkaisee: jos asiakkaan ALV-tunnus on väärin, ViDA-raportti hylätään.

Viiden kohdan lista: valmistaudu ViDA:an

Siivoa master data: tarkista asiakas-, toimittaja- ja tuoterekisterien tiedot
Ota verkkolaskutus käyttöön, jos et ole vielä
Varmista, että ERP:si tuottaa rakenteista dataa (EN 16931 -yhteensopivaa)
Automatisoi tiliöinti ja ALV-koodien käsittely
Seuraa Verohallinnon ja EU:n tiedotteita ViDA:n aikataulusta

Lue lisää projektikannattavuudesta ja tuntikirjauksesta projektinhallinta-artikkelistamme.

Käytännön esimerkki: tukkukauppa ja ALV-raportointi

Pieni tukkukauppa myy tuotteita Suomeen ja Ruotsiin. Nykyisin ALV-ilmoitus tehdään kuukausittain, ja EU-myynneistä tehdään erillinen yhteenvetoilmoitus.

ViDA:n myötä:

Laskudata raportoidaan automaattisesti reaaliajassa ERP:stä
Erillinen yhteenvetoilmoitus poistuu
ALV-koodit ja asiakkaiden tunnisteet pitää olla kunnossa master datassa
ERP:n rakenteinen data täyttää ViDA:n vaatimukset ilman lisätyötä

Kokeile käytännössä

Eemel ERP kokoaa myynnin, ostot, varaston ja kirjanpidon yhteen. Rakenteinen data ja automaattinen raportointi valmiina ViDA:n vaatimuksiin.

Aloita ilmaiseksi

Usein kysytyt kysymykset

Milloin ViDA tulee voimaan?

Digitaalisen raportoinnin vaatimusten odotetaan tulevan voimaan vaiheittain 2028–2030. Aikataulu voi tarkentua.

Pitääkö ERP-järjestelmää vaihtaa ViDA:n takia?

Ei välttämättä, jos järjestelmäsi tukee rakenteista dataa ja verkkolaskutusta. Eemel ERP on jo valmis.

Mitä master data tarkoittaa käytännössä?

Asiakkaiden, toimittajien ja tuotteiden perustiedot: nimet, osoitteet, y-tunnukset, ALV-tunnisteet, tuotekoodit.

Koskeeko ViDA pieniä yrityksiä?

Kyllä, ainakin rakenteisen datan ja verkkolaskutuksen osalta. Pienyrityksille voi tulla kevennyksiä.

Miten ERP auttaa ViDA:ssa?

ERP kokoaa kaiken datan yhteen ja tuottaa sen rakenteisessa muodossa. ViDA:n vaatima raportointi tapahtuu automaattisesti.

Lähteet

Tämä artikkeli on yleisluontoinen eikä ole oikeudellista neuvontaa.