Projektinhallinta, tuntikirjaus ja kannattavuus: miten ERP pitää katteen kunnossa
Projektikannattavuus katoaa usein huomaamatta: tunnit eivät kirjaudu, lisätyöt tehdään ilmaiseksi ja katetta ei seurata. Käymme läpi kolme sääntöä, joilla projektin kannattavuus pysyy hallinnassa.
Die Projektrentabilität geht oft unbemerkt verloren: Stunden werden nicht erfasst, zusätzliche Arbeiten werden kostenlos erledigt und die Marge wird nicht überwacht. In diesem Artikel gehen wir detailliert darauf ein, warum die Marge verloren geht, wie ein ERP-System hilft und drei Regeln, mit denen die Projektrendite unter Kontrolle bleibt.
Warum geht die Marge verloren?
In Projekten kleiner Unternehmen geht die Marge typischerweise aus drei Gründen verloren:
- Stunden werden nicht in Echtzeit erfasst: Der Mitarbeiter schätzt am Ende der Woche, wie viele Stunden aufgewendet wurden. Die tatsächliche Stundenzahl ist oft höher als die Schätzung.
- Zusätzliche Arbeiten werden ohne Abrechnung erledigt: Der Kunde bittet um eine "kleine Änderung", die in Wirklichkeit Stunden in Anspruch nimmt. Kleine zusätzliche Arbeiten summieren sich auf.
- Die Marge wird während des Projekts nicht überwacht: Die Rentabilität wird erst klar, wenn das Projekt abgeschlossen und die Rechnung verschickt wurde. Dann ist es zu spät, um Korrekturen vorzunehmen.
Laut Studien des PMI (Project Management Institute) erreichen Organisationen mit ausgereiften Projektmanagementpraktiken ihre Ziele deutlich wahrscheinlicher, und Budgets werden seltener überschritten.
Wie hilft ERP?
Eemel ERP vereint Projektmanagement, Zeiterfassung, Budget und Abrechnung an einem Ort:
- Zeiterfassung: Mitarbeiter erfassen Stunden direkt am Projekt über Mobilgerät oder Browser
- Echtzeit-Margeüberwachung: Sie sehen jederzeit, wie viele Stunden und Geld für das Projekt im Vergleich zum Budget verwendet wurden
- Automatische Abrechnung: Stunden und Materialien können direkt vom Projekt abgerechnet werden
- Abweichungswarnungen: Das System warnt, wenn das Budget überschritten wird
Drei Regeln für ein profitables Projekt
Diese drei Grundregeln halten die Marge in Ordnung:
- Stunden noch am selben Tag erfassen: Eine Gedächtnisprotokollierung am Ende der Woche führt zu einer Untererfassung. Die Regel "noch am selben Tag" verbessert die Genauigkeit der Erfassung erheblich.
- Zusätzliche Arbeiten schriftlich vereinbaren, bevor sie begonnen werden: Eine "kleine Änderung" muss bepreist und genehmigt werden, bevor die Arbeit ausgeführt wird.
- Marge wöchentlich überprüfen: Warten Sie nicht bis zum Projektende. Ein Wochenbericht deckt Abweichungen rechtzeitig auf.
Integration: Stunden → Rechnung → Buchhaltung
Der größte Vorteil eines ERP-Systems ist die Konsistenz der Daten:
- Die erfassten Stunden werden direkt zur Abrechnung übernommen – keine separaten Excel-Listen
- Die Rechnung wird basierend auf den Projektdaten erstellt – keine manuelle Kopierarbeit
- Die abgerechneten Beträge werden automatisch in der Buchhaltung angezeigt
- Die tatsächliche Projektmarge ist immer aktuell
Praktisches Beispiel: IT-Beratungsunternehmen
Ein fünfköpfiges IT-Beratungsunternehmen führte Kundenprojekte zu einem Festpreis durch. Die Rentabilität schwankte stark: Einige Projekte waren sehr profitabel, andere verlustbringend.
Die Einführung von Eemel ERP deckte den Grund auf: Die Zeiterfassung war ungenau, und zusätzliche Arbeiten wurden nicht abgerechnet.
Nach der Änderung:
- Stunden werden täglich über die mobile App erfasst
- Zusätzliche Arbeiten werden vom Kunden vor Beginn genehmigt
- Die Projektmarge wird in Echtzeit im Dashboard angezeigt
- Die Rentabilität verbesserte sich innerhalb von sechs Monaten erheblich
"Praktisch ausprobieren"
"Projektmanagement, Zeiterfassung und Deckungsbeitragsverfolgung in Eemel ERP in einem Paket. Sehen Sie die tatsächliche Rentabilität in Echtzeit."
"14 Tage kostenlos testen""Häufig gestellte Fragen"
"Wie verbessert die Zeiterfassung die Rentabilität?"
"Eine präzise Zeiterfassung offenbart, wofür die Zeit tatsächlich aufgewendet wird. Ohne sie bleiben Zusatzarbeiten und Überstunden verborgen und der Deckungsbeitrag geht verloren."
"Kann Eemel ERP den Deckungsbeitrag in Echtzeit verfolgen?"
"Ja. Projektbudget, geleistete Stunden und Materialien werden im Dashboard in Echtzeit angezeigt."
"Wie sollten Zusatzarbeiten verwaltet werden?"
"Vereinbaren Sie Zusatzarbeiten schriftlich, bevor Sie mit ihnen beginnen. In Eemel ERP können Zusatzarbeiten als separates Projektphase erfasst und automatisch abgerechnet werden."
"Ist das ERP in die Fakturierung integriert?"
"Ja. Eemel ERP ist in Eemel Invoicing integriert, sodass Stunden und Materialien direkt vom Projekt aus abgerechnet werden können."
"Ist Eemel ERP für kleine Unternehmen geeignet?"
"Ja. Eemel ERP wurde speziell für KMU entwickelt – benutzerfreundlich und kostengünstig."
"Dieser Artikel ist allgemeiner Natur und stellt keine Rechtsberatung dar."